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LarpBudget

Budget

Viele neue Orgas (aber auch manche Spieler) fragen sich was es denn nun wirklich kostet so einen Con zu veranstalten. Grundsätzlich gelten folgende Regeln:

  1. Die Einnahmen müssen die Ausgaben decken
  2. man kann kein Geld ausgeben, das man nicht hat
  3. möglichst großzügige finanzielle Sicherheitspolster einrechnen

Trotz einer vorsichtigen Kalkulation sind die Zahlen vor Conbeginn reine Planspiele, da im Vorhinein nicht feststeht, wieviele Teilnehmer sich tatsächlich anmelden und wieviel Geld damit in die Kasse kommt. Umgekehrt wird jedoch ein Schuh daraus: wenn die Ausgaben feststehen, kann man dies bei feststehenden Preisen auf eine Mindestteilnehmerzahl umlegen. Im folgenden Beispiel wären das z.B. 98 SC und 21 NSCs. Oder 94 SC und 28 NSCs. Oder... Werden diese Teilnehmerzahlen nicht erreicht, zahlt die Orga drauf. Insgesamt ist es gar nicht so einfach ein Con wirklich "billig" zu machen, ohne Abstriche an einer Ecke machen zu müssen, oder draufzuzahlen. Sollten die Anmeldungen ausbleiben, sollte eine Orga den Mut haben, eine Veranstaltung abzusagen um finanziellen Verlust zu vermeiden.

Ein Kalkulationsansatz wäre: Man schätzt erstmal die Ausgaben für X Leute, jongliert dann mit den Teilnehmerkosten und den max. benötigten Anmeldungen zur Deckung, versucht dann das X so anzupassen, dass es sich irgendwie deckt, und fängt an zu beten... In der Regel steht die Größe des Veranstaltungsortes jedoch fest. Mehr als n Leute kann die Location nicht aufnehmen (sowohl vom Platz her (Bettenzahl, Zeltplätze) als auch von der Verpflegungskapazität und Auslegung der sanitären Anlagen). Wenn sich genug Leute angemeldet haben, ist die Con schlicht und einfach ausgebucht (niemand ändert die Location einer Con nachträglich). Der Conpreis ist so kalkuliert, dass bereits eine Belegung unterhalb der 100% eine Kostendeckung ermöglichen (muss so sein, weil i.d.R. immer weniger Leute kommen als sich angemeldet haben). Die errechnete Mindestbelegung deckt fixe und variable Kosten für die Mindestteilnehmerzahl. Das heißt jeder, der zwischen Mindestteilnehmerzahl und Maximalbelegung kommt, bedeutet einen Gewinn (Mehreinname) für den Veranstalter. Denn sein Conbeitrag setzt sich aus den variablen Kosten + Gewinn zusammen (der Fixkostenanteil ist ja schon bezahlt). Beispiel: bei 94 SC und 28 NSCs sind die Ausgaben gedeckt. Der Zeltplatz bietet aber 200 Plätze. Wenn sich 114 SCs (20 mehr) anmelden, verursachen diese 20 natürlich Kosten (z.B. für's Essen bei einer Vollverpflegungs-Con). Aber deren variable Kosten werden aus ihrem Beitrag gedeckt, während der Fixkostenanteil jetzt als Gewinn gerechnet werden kann, weil die Fixkosten bereits von den anderen 94+28 Teilnehmern gedeckt wurden.

Praktisches Beispiel

Exemplarisch (das kann sich für andere Orgas/Cons ganz erheblich unterscheiden) hier mal ein Beispiel für ein Con-Budget. Es handelt sich dabei um das Budget für den Dworken-I, einen relativ preisgünstigen (SC ca. 20 bis 45,- €, NSC ca. 15 bis 25,- €) Zeltcon mit "klassischem" Plotkonzept und separatem Orklager.

Ausgaben

Beispiel:

  • Zeltplätze (SC, NSC, Orklager) ca. 700.- €
  • Dixies für das entfernt Liegende Orklager ca. 150,- €
  • Zelte (Alex) für NSC Unterkünfte usw. ca. 150,- €
  • Zelte (SG20) für Fundus, Versammlungszelt, Lazarett, SL/Orga, usw. ca. 200,- €
  • Miete Transporter ca. 380,- €
  • Versicherung ca. 110,- €
  • Sprit (Transporter, Band, Orga, usw.) ca. 200,- €
  • Telefon ca. 20,- €
  • SL/Band Verpflegung (12 Personen) ca. 100,- €
  • IT Münzen (2000 Stück), selbstgegossen ca. 150,- €
  • Div. Stoffe für NSC/Springer Klamotten (ca. 0,50 bis 2,20 €/m) ca. 200,- €
  • Con-spezifische Requisiten (Altare, Seile, Deko, Papiere, usw.) ca. 300,- €
  • Funk (6 Walkie-Talkies mit Headset) ca. 100,- €
  • Kleinkram (Gaffa, Batterien, Schrauben, usw.) ca. 100,- €
  • Dungeon (Rahmen, Bespannung, Deko, div. Material für Fallen usw.) ca. 200,- €
  • Reinigung der festen Sanitäreinrichtungen ca. 100,- €
  • Wasserkanister, "Goodies" (Bierfass), Holz (Lagerfeuer, Bauten), Biergarnituren ca. 100,- €
  • Technik (Pyros, Ton, Strom, Beleuchtung, Verlängerungskabel, usw.) ca. 200,- €
  • Verbrauchsmaterial (Klopapier, Seife, Spüli, Mülltüten, Lampenöl, Kerzen, usw.) ca. 100,- €
  • Geräte (Waschschüsseln, Transportmittel, Wasserschlauch, usw.) ca. 100,- €
  • Unvorhergesehenes ca. 200,- €

Summe = 3850,- €

Bestimmte Geräte die wir in diesem Beispiel einsetzen (Schmelzofen für die Münzen, Overlock-Nähmaschine sowie Stickmaschine für die NSC Klamotten, Schneideplotter für die Beflockung der NSC Klamotten, usw.) sind in ihren Kosten dabei noch gar nicht berücksichtigt.

Selbst wenn man das eine oder andere billiger hinkriegt ist man also noch bei locker 3500,-, wenn ein paar Sachen teurer werden als geplant aber auch schnell mal bei 4000,-.

Dazu kommt dann noch der allgemeine Fundus von Zeug (Waffen, Rüstungen, Klamotten, Grabsteine, usw.) für ca. 5000,- €, der aber in dem Beispiel schon vorhanden ist. Für uns sieht es also so aus dass wir schon froh sind wenn wir nicht allzuviel draufzahlen. Aber verdienen tut an einem halbwegs vernünftig ausgestatteten Con unter 40,- € wohl kaum jemand.

Würde man versuchen den Con um jeden Preis billiger zu machen, müsste man sofort viele Abstriche machen - keine Klamotten für die NSC, keine Versammlungszelte für SC, Orks, und NSC, usw. D.h. der Con würde dann grade an den Details leiden auf die die Leute oft am meisten Wert legen.

Einnahmen

  • 20 SC zu 20 € = 400 € (Frühbucher)
  • 20 SC zu 27 € = 540 € (Gruppenrabatt)
  • 55 SC zu 30 € = 1650 € (Standardanmeldungen)
  • 30 NSC/Orks zu 15 € = 450 € (Frühbucher / Gruppenrabatt)
  • 30 NSC/Orks zu 19 € = 570 € (Standardanmeldungen)
  • 10 NSC/Orks zu 24 € = 240 € (Conzahler)
  • 5 SC/NSC zu 0 € = 0 € (Sani, Ambienteband, Barden, usw.)
  • 2 NSC Koordinatoren zu 0 € = 0€
  • 7 SL zu 0 € = 0 €
  • Summe = 3850,- €

Dieses Budget deckt sich weitgehend mit den tatsächlichen Einnahmen/Ausgaben.

Die Anzahl der Spieler war eigentlich bei 80 gedeckelt, obwohl der Platz bis zu 300 zulassen würde. Wir liessen aber zusätzliche Anmeldungen bei schon angemeldeten Gruppen weiterhin zu, so dass es doch deutlich mehr wurden (ca. 105 SC). Zusätzliche Einzelspieler oder weitere Gruppen waren nicht mehr zugelassen, weil dies sonst die vorhandenen SL und NSC Kapazitäten deutlich überschritten und auch das Plokonzept gesprengt hätte.

Hätten wir zu einem Zeitpunkt gemerkt dass wir die für eine Kostendeckung der Planung notwendige Spieleranzahl nicht zusammenbekommen hätten wir einige Plot und/oder ambientebezogene Sachen deutlich vereinfachen müssen (Requisiten, Dungeon, Münzen, Zelte, etc.).

Taverne

Einnahmen/Ausgaben für Taverne gibt es keine, das lassen wir - kostenneutral - machen (http://www.muhod.de) (de facto ToterLink). Damit fehlen zwar ein paar Euro in der Kasse die man vielleicht verdient hätte wenn man den Ausschank selber betreibt, aber wir stecken den zeitlichen Aufwand lieber in Organisation, Vorbereitung und Durchführung des Plots als in Vorbereitung und den Betrieb einer Taverne. Größere Orgas/Vereine tun sich damit allerdings vielleicht leichter entsprechend Personal zu erübrigen und Zeit in Vorbereitung und Aufbau stecken zu können. Der Betrieb selbst würde ja auch 1-2 Personen ständig binden.


Fazit / Nachlese

Nach dem Con hat sich bei der Abrechnung herausgestellt dass wir tatsächlich ca. 4000,- € Einnahmen hatten, die ziemlich exakt der o.a. Kalkulation entsprachen. Demgegenüber standen aber etwa tatsächliche 5000,- € an Ausgaben, d.h. der Verein hat mit diesem Con ca. 1000,- € Verlust gemacht. Dabei gab es keinen großen "Einzelposten" der komplett daneben gelegen hätte, sondern viele einzelne kleine Beträge die sich zusammensummiert haben. Hier die SL und NSC Verpflegung, dort die Putzmittel für die Klos, da die Wasserkästen für die Endschlacht, dort ein paar extra € für Bastelmaterial, usw. usw.

Als Fazit: In Zukunft die Cons immer 5,- € teurer machen als die ursprüngliche 1:1 Kalkulation ergibt (dann hätte es bei uns gepasst).


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